无论在企业还是政府机构，传真已是一种不可或缺的通信工具。

　　然而绝大多数公司都是用人工方式发送或接收传真的，传真至今仍旧是一种尚未被管理起来的资源，所带来的时间和资金上的浪费不容忽视。人们通常使用各种型号的传真机或通过Modem来发送或接收传真。不同部门的传真资源不能得到均衡地配置和使用，更带来管理上的混乱。

　　随着信息交流量的日益增长，传真使用中的问题日益暴露出来。第一，纸张消耗惊人。一份文档从计算机生成以后，必须经过打印才能从传真机上发送。除了接收正常的业务传真外，每天还会收到大量的传真广告，消耗很多的传真纸。第二，手工发送，效率低。同时有几个人要收发传真的话，就要排队等候，这样会浪费许多宝贵的时间。如果一份传真要发送给10个客户的话，就要反复发送10次，效率很低。 第三，机密性差。由于传真机会将收到的文档及时打印出来，任何人都有机会看到，不利于保守商业秘密。

　　市场统计表明，目前许多公司正在转向基于网络传真的解决方案。这个增长趋势现在已经越来越明显，使用传真智能管理系统来管理他们的传真流量已经成为越来越多的公司的明智之选。